Miljöhandbok

Miljöhandbok

1. Inledning

I denna miljöhandbok, som är en del av kvalitetsdokumentationen på Hjärt - Kärlcentrum Fysiologlab AB, finns ramverket för vårt miljöarbete, men avsikt att erhålla och upprätthålla certifiering enl standarden ISO 14001. Texten är formellt endast giltig på qhkc.se. Bilagor finns via länkar. All dokumentstyrning sker som för övrig kvalitetsdokumentation (läs mer om detta >> här). 

1.1 Bakgrund

Att uppnå balans mellan miljö, samhälle och ekonomi är viktigt för en hållbar utveckling. Samhällets förväntningar på hållbar utveckling, transparens och ansvarighet har utvecklats med allt strängare lagstiftning, ökad belastning på miljön till följd av föroreningar, ineffektivt utnyttjande av resurser, olämplig avfallshantering, klimatförändringar, försämring av ekosystem och förlust av biologisk mångfald. Hjärt- och kärlcentrum har upprättat ett miljöledningssystem i syfte att bidra till den miljömässiga dimensionen av hållbarhet.

Detaljnivån och komplexiteten i miljöledningssystemet är på Hjärt- Kärlcentrum relativt lindrig då verksamheten i grunden inte har så stor miljöpåverkan, jämfört t.ex. med transportföretag eller tillverkningsindustrier. 

1.2 Syfte

Syftet med certifiering enligt ISO 14001 är att skapa ett ramverk för att skydda miljön och reagera på förändrade miljöförhållanden i balans med socioekonomiska behov. Standarden specificerar krav för miljöledningssystem och denna miljöhandbok specificerar hur vi arbetar för att uppfylla dessa krav.

Ett systematiskt sätt att arbeta med miljöledning kan förse högsta ledningen med information som på lång sikt kan skapa framgång och möjligheter att bidra till hållbar utveckling, genom att:

• skydda miljön genom förebyggande eller mildrande av negativ miljöpåverkan
• mildra miljöförhållandens potentiella, negativa effekter på organisationen
• underlätta för organisationen att uppfylla bindande krav
• förbättra miljöprestandan
• styra eller påverka hur organisationens produkter skapas och distribueras, samt att ha ett livscykelperspektiv på använda resurser och skapat avfall som förebygger att miljöpåverkan oavsiktligt flyttas till någon annan del av livscykeln;
• uppnå fördelar genom införande av miljömässigt sunda alternativ, vilka stärker organisationens marknadsposition
• kommunicera miljöinformation till relevanta intressenter. 

1.3 Framgångsfaktorer

Hur framgångsrikt ett miljöledningssystem är beror på engagemanget på alla nivåer och i alla funktioner inom organisationen, under ledning av den högsta ledningen. Att visa på en framgångsrik tillämpning av ISO 14001 kan försäkra intressenter om att ett effektivt miljöledningssystem finns på plats. 

1.4 Planera - Genomföra - Följa upp - Förbättra (PDCA)

Arbetssättet som ligger till grund för vårt miljöledningssystem är detsamma som för ledningssystemet i övrigt (inom ramen för ackrediteringen enligt 17025/15189) och bygger på en iterativ process som organisationer kan använda för att uppnå ständig förbättring (läs mer >>här).

2. Organisationens förutsättningar

2.1 Förutsättningar

 HKC är ett klinisk laboratorium som utför olika kliniskt-fysiologiska undersökningar för diagnostiska syften. Därmed har verksamheten vissa hygienkrav på sig att följa för att skapa en säker arbetsplats för medarbetarna och för att erbjuda en trygg patientupplevelse. Vissa diagnostiska undersökningar kräver även användning av vissa typer av läkemedel. Lokalerna har en miljö som liknar den på t.ex. en vårdcentral (många av utrymmena är kontorsliknande) och det finns inga större miljöfaktorer förutom kemikalier som används för hygienrutiner, städning, samt läkemedel som används vid vissa undersökningar. 

 Vid analys av vår miljöpåverkan har vi identifierat följande områden:

Uppvärmning

En stor del av vår energiåtgång går åt till uppvärmning, i synnerhet under vinterhalvåret. Hela anläggningen Skärholmen Centrum har blivit miljöcertifierat enligt BREEAM In-Use där man uppnått nivån "Very Good". Typen av uppvärmning är på båda sajter radiatorer med vattenburen värme. 

Transporter

Transporter till och från arbetet (som sker på arbetstagarnas fritid), liksom patienternas transport till och från undersölkningarna hos oss, står för en - i det stora perspektivet - betydande del av miljöpåverkan pga transporter. Detta ligger dock utanför avgränsningen för miljöarbetet, liksom transporter av de varor vi förbrukar i verksamheten (oftast med tillverkning i andra länder). 

Förbrukning (exklusive kemikalier och läkemedel)

Nuförtiden används ofta engångsmaterial i sjukvården när detta finns som alternativ till fler-gångs, eftersom högt ställda hygienkrav innebär att rengöring kräver stora resurser i form av tid och energi (för t.ex. autoklavering), men också kemikalier, vilket även detta påverkar miljön. Förbrukningsmaterial kan delas upp i engångsartiklar bundna till undersökningar (EKG-elektroder, spirometri-filter, spirometri-turbiner, injektionsnålar, rakhyvlar mm) och de som inte är det, (t.ex. torklappar i papper/cellstoff för rengöring, pappershanddukar mm). Ett mellanting är ultraljuds-gel som används direkt för enskild patient. 

Kemikalier (exklusive läkemedel)

HKC använder få kemikalier generellt. Kemikalier som används kan delas upp i dels vanliga rengöringsmedel som normalt används i hushåll (diskmedel, tvättmedel, allrengöring), dels verksamhetsspecifika kemikalier för rengöring/desinficering (yt-desinfektion). Våra kemikalier finns listade >>här. 

Läkemedel

Inom verksamheten används ett antal läkemedel (definieras som farmaceutiska specialiteter listade i FASS). Våra läkemedel finns listade >>här. Alla överblivna läkemedel lämnas in till apoteket för korrekt omhändertagande. 

Återvinning

HKC källsorterar avfall från avdelningen och ser till att avfall läggs i avsedda kärl i respektive soprum. 

Källsortering inom verksamheten sker i följande kategorier (de fyra första har sorteringskärl i resp lunchrum):

• Pappersförpackningar
• Glas färgat/ofärgat 
• Metallförpackningar
• Plastförpackningar
• Restavfall
• Batterier
• Pant
• El-avfall
• Matavfall

Avfallsbehållare för restavfall finns även i respektive lunchrum, liksom pant och matavfall. Farligt avfall, batterier, elektronik, textil, grovsopor, återbruk, tidningar/trycksaker/utskrifter utgör små volymer och beslut fattas beroende på situation. För stickande skärande liksom läkemedelsrester finns specifikt system (gula burkar) med abonemang för destruering. 

(TIPS: En generell och bra sida för alla att titta på är www.sopor.nu)

2.2 Intressenters behov och förväntningar

Intressenter relevanta för miljöledningssystemet: 

• Region Stockholm
• Patienter
• Remittenter
• Leverantörer
• Anställda
• Samhälle
• Myndigheter
• Försäkringsbolag

I första hand är det Region Stockholm som i sitt avtal med oss kräver någon typ av dokumenterad nivå på miljöledningen, där vi har valt att certifiera oss enligt ISO 14001. 

Övriga intressenter är förstås våra patienter och i ett större perspektiv, samhället i stort. 

Dessa intressenters relevanta behov och förväntningar är att vi skall bedriva sjukvård/diagnostik på ett sätt som uppfyller mål inom flera olika sektorer; Patientsäkerhet, smittskydd, miljömedvetenhet, ett hushållande med resurser osv. 

De behov och förväntningar som ligger till grund för våra bindande krav är:

1. att minska konsumtionen av förbrukningsmateriel och engångsartiklar där detta är möjligt.
2. att hålla våra utsläpp till omvärlden är så låga som möjligt . Detta gäller (förutom växthusgaser från uppvärmning och transporter) framförallt läkemedel, desinfektionsmedel och tvätt/diskmedel. 
3. att de sopor vi genererar tas om hand på ett så miljövänligt sätt som möjligt (dvs källsorteras och avyttras på ett korrekt sätt). 

2.3 Miljöledningssystemets omfattning

Miljöledningssystemet omfatttar verksamheten på HKC som bedrivs på sajterna i Södertälje och Skärholmen. Vidare omfattas verksamhetens inköp och avfallshantering. Ledningssystemet omfattat all anställd personal samt inhyrda konsulter/vikarier. Miljöledningssystemet är begränsat till dels val av leveratörer och produkter och tillser att det finns miljödata för de produkter vi köper in. Det är också begränsat till avfallssortering och hantering på plats på respektive sajt. Bortforsling av avfall och dess vidare öde ligger utanför vår kontroll. När det gäller riskavfall sköter vi detta också via underleverantörer speciellt kontrakterade för dessa typer av avfall. 

Personalens resor till och från arbetet, liksom patienternas resor till och från vår mottagning omfattas inte.  

 

IN PÅ EXTERN HEMSIDA OCKSÅ

Miljöledningssystemet omfattar och genomlyser:

• Inköpsprocesserna av produkter till de två sajterna i Södertälje och Skärholmen, där vi värderar miljölämpligheten av de enskilda produkterna (men inte tillverkningsledet). 
• Förbrukning:
  • att svinn i form av för gamla produkter undviks genom att återkoppla t.ex. för stora inköp för tidskänliga produkter. 
  • att genomlysa interna arbetssätt för att minska spill av såväl förbruknings/engångsmateriel som av energiförbrukning, men där denna genomlysning inte sträcker sig varken utanför arbetstid eller utanför våra lokaler.
  • att tillse att vi utnyttjar inköpt utrustning i hög utsträckning under hela apparaturens livslängd så länge den är i vår ägo. 
• Källsortering:
  • att vår käll-sortering sker korrekt internt enligt uppsatta riktlinjer
  • att farligt avfall, läkemedlsrester och annat specifikt omhändertas på ett korrekt sätt.

2.4 Miljöledningssystem

HKCs miljöledningssytem syftar till att förbättra vår miljöprestanda enligt kraven i  ISO 14001 och ses som en integrerad del av vårt generella ledningssystem som är på plats igenom ackrediteringen enligt ISO 17025/15189. Hela ledningssystemet är dokumenterat på www.qhkc.se (inloggning krävs).

Denna miljöhandbok är navet i miljöledningssystemet och beskriver de processer som skapats för att uppfylla kraven i ISO 14001. 

Arbetet drivs av miljösamordnare (som är tillsatt av verksamhetschefen) med stöd av verksamhetens kvalitetsledare. 

Organisationen är generellt beskriven i vår kvalitetsmanual >>här.

I ledningsgruppen ingår:

VD: Thomas Grunert
VC: Amir Merati
Adjungerad/kvalitetsledare: Martin Anderson
Adjungerad i miljöfrågor: Yeghna Mani

Nyckelpersoner finns listade >>här. 

De tidsmässiga resurser som finns avsatt är:

• En arbetsdag i månaden för miljösamordnaren.
• Miljömöte 2 ggr / år på ordinarie tisdagsmöte (15:00 - 16:30 för samtliga anställda).
• Tid på varje APT (en gång i månaden) för miljöfrågor. 
• Avsatt tid för regionens miljöutbildning 1 gång/år för alla.
• Genomgång vid introduktion av nyanställda med miljösamordnare. 

 

3. Ledarskap

3.1 Ledarskap och åtagande

• Ledningen tar ansvar för miljöledningssystemet genom fortlöpande möten med miljösamordnaren, genom att närvara vid de två stormöten per år som hålls med hela personalen, samt förstås vid ledningens genomgång. 
• Ledningen tar ansvar för att integrera miljöfrågor i det dagliga arbetet genom att miljöaspekter omskrivs i den generella kvalitetsmanual som styr klinikens administrativa och praktiska arbete. 
• Ledningen ansvarar för resurstilldelning för miljöarbetet som för närvarande uppgår till en dag per månad för miljösamordnaren. Ledningen levererar tillsammans med miljösamordnaren uppdateringar och redovisning av miljöarbetet under Nyheter på interna hemsidan qhkc.se.
• Ledningen leder och stödjer personer delaktiga i miljöarbetet, ffa miljösamordnaren, med avsatt tid enligt ovan, så att de kan bidra till ett väl fungerande miljöledningssystem.

3.2 Miljöpolicy

HKCs miljöpoliy:  (även ut på hemsidan hkcentrum.se)

Vi skall:

• undvika slöseri och hushålla med energi och andra resurser
• minska och förebygga miljöpåverkan från vår användning av läkemedel, kemiska produkter och förbrukningsartiklar
• använda produkter som är säkra för den yttre miljön och människors hälsa
• använda effektiva transportlösningar
• minimera och sortera vårt avfall
• köpa varor och tjänster som medför en liten miljöpåverkan och bidrar till en hållbar utveckling
• ge våra intressenter möjlighet att se och påverka vårt miljöarbete
• uppfylla lagar och andra bindande krav som verksamheten omfattas av
• uppmuntra medarbetare till ett aktivt miljöarbete i verksamheten
• ständigt förbättra miljöledningssystemet i syfte på att förbättra miljöprestandan. 
• ha alltid miljön i åtanke i verksamhetens respektive delar. 

3.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen

Verksamhetschef: Ytterst ansvarig för miljöarbetet inom verksamheten. 

Miljösamordnare: Ansvarig för det dagliga miljöarbetet och för översyn av rutiner och följsamhet. Miljösamordnaren rapporterar till kvalitetsledare och ledning angående det löpande arbetet. Miljösamordnaren har befogenheter att organisera det praktiska arbetet och dagliga rutiner för att verksamheten skall kunna arbeta enligt våra interna riktlinjer. Miljösamordnaren har mandat att besluta om praktiska åtgärder. Vid större frågor i samråd med kvalitetsledare och/eller klinikledning. Miljösamordnaren har tilldelats en dag i månaden för detta arbete. 

Kvalitetsledare: Kvalitetsledaren stöttar miljösamordnaren i det dagliga arbetet, utarbetande av strategier och hantering av kvalitetsdokumentationen på qhkc.se. 

4. Planering

4.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter

4.1.1 Allmänt

Stäm av mot 2.1 och 2.2

Vi har upprättat en handlingsplan utifrån vår målsättning.

Handlingsplanen omfattar följande:

Källsortering av avfall

All personal måste källsortera avfall och lämna papper för återvinning.

Resursen för detta är att kärl för sortering i fraktioner finns i respektive lunchrum: 

 

Mängden och typ av osorterat restavfall kommer att monitoreras. 

Undervisning/kompetensutveckling:

En stor del av den avsatta tiden för hela kliniken (ett protokollfört tisdagsmöte à 1,5 timmar varje termin) kommer att vikas åt undervisning i både grundläggande miljöfrågor och det praktiska arbetet på kliniken. Klinikens bedömning är att detta är en lämplig avvägning mellan insatta resurser och möjlighet att bedriva ett adekvat miljöarbete. Eventuella frågor kan tas upp under APT:ns fasta punkt om miljö. Varje anställd kommer att göra regionens on-line-utbildning årligen. 

Fixa bilaga/lathund för källsortering, inkl läkemedel, restavfall. 

Energisparåtgärder

Vi försöker hålla lämpliga temperaturer i våra lokaler, dvs tillräckligt, men inte för varmt. Då generellt sett inte mer än ca 70% av en population anser att ett inomhusklimat är optimalt kan man av praktiska skäl inte värma lokalerna så att ingen fryser. Förstärkningsplagg i form av fleece-jackor finns tillgängliga.

Ett fastställt mål är att öka användningen av datorer och adekvata programvaror för att minska pappersanvändandet för att sprida information till personal och leverantörer. Vi strävar efter att använda lågenergilampor (LED) i de belysningsarmaturer där detta är möjligt. Dessutom strävar vi efter att ha möten mellan sajterna på Teams, med undantag av APT en gång i månaden, då det trots allt är bra att träffas ibland. Vi har som mål att 90 % av vår apparatur skall vara avstängd när den inte används under 24 timmar. 

En SWOT-analys är upprättad >>här. 

Potentiella nödlägen

Vårt stora potentiella nödläge när det gäller utsläpp av skadliga ämnen i miljön är brand. Vi har dock inga specifika miljöfarliga kemikalier i detta läge. Skadliga utsläpp kommer snarast att vara förknippade med brand i inredning (stoppade möbler, gardiner etc) i ett sådant läge. 

Mindre potentiella nödlägen är explosion av gastuber. Explosion eller fullständigt läckage från en full tub lungtestgas frisätter 10 liter metangas, lika mycket kolmonoxid, men inga gaser förutom luft-blandning i övrigt. 

4.1.2 Miljöaspekter

Verksamheten bedriver fysiologiska undersökningar i lokaler som kan jämföras med de på en vanlig vårdcentral, dvs med små avsteg från vanliga kontorslokaler. Specifika krav ställs dock i verksamheten på rengöring och hygien, vilket innebär viss miljöpåverkan. I övrigt handlar miljöaspekerna i huvudsak dels om inköp, dels om förbrukning och till sist om avfallshantering/sortering.

Energiåtgång

Som ett vanligt kontor, kanske lite mer (ultrajud, datorer). Ett fastställt mål är att öka användningen av datorer och adekvata programvaror för att minska pappersanvändandet för att sprida information till personal och leverantörer. Vi strävar efter att använda lågenergilampor (LED) i de belysningsarmaturer där detta är möjligt. Dessutom strävar vi efter att ha möten mellan sajterna på Teams, med undantag av APT en gång i månaden, då det trots allt är bra att träffas ibland. Vi har som mål att 90 % av vår apparatur skall vara avstängd när den inte används under 24 timmar. 

Rengöring/hygien

Kemikalieåtgång för desinfaktion med sprit och tvätt av kläder anses ligga på en adekvat nivå. Försök till minskad användning i denna sektor kan få allvarliga konsekvenser (smittrisk). 

Inköp/förbrukning

Vi är många om att anväda det material vi köper in - även av ekonomiska skäl. En digitaliseringsprocess pågår för att minska användandet av skrivarpapper. Målsättningen är att allt förutom kärlskisseer och LTER-dagboksblad skall skötas digitalt. 

Avfall/sortering

Vi källsorterar vårt avfall. Farligt avfall och läkemedelsrester tas om hand separat och destrueras. 

Vi kontrollerar "bäst-före-datum" på våra produkter så att vi minimerar risken att behöva kassera saker (ffa läkemedel) som inte används. All inköp görs efter noggrann behovsanalys. 

Planerad förändring

Verksamheten är relativt statisk i sin natur, men vi strävar hela tiden t. ex. efter ökad digitalisering för att minska pappersåtgången. Några större förändringar planeras inte (mer än förhoppningsvis viss utökning av personalen). 

Riskanalys

Vi baserar vår riskanalys på två saker, sannolikhet och konsekvens. Sannolikheten av att vi använder/kommer att använda just denna riskkategori och konsekvensen som riskkategorin kommer att medföra. Vi har valt en skala från 1-4, där 1 är en minimal påverkan/användning och 4 är maximal påverkan/användning av riskkategorin. 

Kategori	Kommentar	Sannolikhet (1-4)	Konsekvens (1-4)	Produkt  (sannolikhet x kons.)
Förbrukning	kemikalier (vid städning och desinfeciering av ytor/föremål) sker endast i mängder som behövs. Vi har slutat med papper och spritar efter varje patient istället av hygieniska skäl.    Elektroder, nålar och rakblad förbrukas nästan dagligen. Nya elektroder som patienten har endast tagit hem med sig som reserv som går att återanvända, återanvänds. Rakblad och nålar är engångsmaterial av hygieniska skäl.	3-4	1	3,5
Sopor	kontorsavfall inklusive mat, glödlampor, batterier, elektronik. Dessa går åt i lagom mängder. Vi ska snart gå över till ett nytt Holtersystem där batterier är laddbara och på så sätt minskar vi den dagliga batterikonsumtionen i verksamheten.  Riskavfall (läkemedel, smitta, vassa föremål). Dessa kan vara svåra att påverka på grund av medicinska och hygieniska skäl, patient och personalsäkerheten kommer först!	2-3	1-2	3
Energi	Energi går åt i form av el, belysning och uppvärmning. Alla datorer stängs av när de inte används. Ljusen släcks i rummen som ingen sitter i. Lokalen är bara lagom varma för att kunna vara i, fleece-jackor används vid behov.	3	2	6
Transporter	Vi har försökt att minska transporter genom att digitalisera våra APTn. Vi försöker uppmuntra alla att cykla till jobbet eller använda kollektivtrafiken.	3-4	1-2	5

 

 

4.1.3 Bindande krav

 Vår verksamhet har en kontorsliknande arbetsmiljö, dock är den i slutändan en vårdenhet. Därför är det vissa bindande krav som vi har ställda på oss. Region Stockholm ställer på oss hygienkrav och vi konsumerar därmed mycket rengöringskemikalier och engångsmaterial för att upprätthålla hygienkravet i verksamheten. Dessutom omfattas vi av svensk lag gällande källsortering av avfall. Vi bemöter detta krav genom att studera resurser som krävs för detta som till exempel att köpa källsorteringskärl.  

4.1.4 Planering av åtgärder

Betydande miljöaspekter, bindande krav och identifierade risker/möjligheter avhandlas på klinikens miljömöten 2 ggr om året och på ledningens genomgång. Miljösamordnaren planerar, styr genomförande och utvärderar vidtagna åtgärder på lämpligt sätt och redovisar till ledningen. 

4.2 Miljömål och planering för att uppnå dem

Det finns en generell kom-ihåg-regel för mål: SMART, dvs att mål skall vara Specifika, Mätbara, Accepterade och Realistiska.

Det är också viktigt att börja testa förändringar så snart som möjligt, helst redan efter några dagar efter beslut om mål eller förändring.

Miljömålen ska:
a) stå i överensstämmelse med miljöpolicyn;
b) vara mätbara (om det är praktiskt möjligt);
c) övervakas;
d) kommuniceras;
e) uppdateras efter behov.

Mål:

Undvika slöseri och hushålla med energi och andra resurser

Se till att datorer, belysning och annan elnätsansluten apparatur är avstängda när de inte används. Målvärde: 90 % av apparatur som inte används under en timme skall vara avstängd. 

Minska och förebygga miljöpåverkan från vår användning av läkemedel, kemiska produkter och förbrukningsartiklar

Förbrukningsmateriel i form av plast och papper skall källsorteras till 90%. 

Använda produkter som är säkra för den yttre miljön och människors hälsa

Riskanalys skall finnas för 90 % av våra kemikalier och läkemedel. 

Använda effektiva transportlösningar

Vi har möten i första hand på Teams och samåker när vi skall till Södertälje. Mål: 75% av alla "stormöten" på Teams.

Minimera och sortera vårt avfall. 

Målvärde: 90 % av volymen av vårt avfall skall vara källsorterat. Allt matavfall skall sorteras i Skärholmen. 

Köpa varor och tjänster som medför en liten miljöpåverkan och bidrar till en hållbar utveckling

Titta igenom leverantörsförteckning. Fundera över engångsmaterial.

Ge våra intressenter möjlighet att se och påverka vårt miljöarbete

Hkcentrum.se - skriv om miljöarbete och länka till Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den.

Uppfylla lagar och andra bindande krav som verksamheten omfattas av

Mål: Inga anmälningar eller annat som indikerar avvikelse från externa krav.

Uppmuntra medarbetare till ett aktivt miljöarbete i verksamheten

Miljöarbetet är en stående punkt på APT. Medarbetare uppmanas till miljövänliga resor till och från jobbet. 90 % har gjort Regionens grundläggande miljöutbildning. 

Information till leverantörer   

Leverantörer informeras om potentiell, betydande miljöpåverkan som kan kopplas till transport eller leverans, användning, hantering efter avslutad livslängd och slutlig avfallshantering av deras produkter och tjänster. Vi strävar efter att i avtal skriva in återtagande av utrustning vid uppgradering/byte - att leverantörer tar tillbaks för miljövänlig hantering efter skrotning. 

4.2.2 Planering av åtgärder för att uppnå miljömål

Miljömålen uppnås genom: 

• Mätningar enligt ovan. 
• Miljösamordnare en dag i månaden
• Ledningens genomgång. Mäta före och efter intervention. 
• Utvärdering sker statistiskt när det är möjligt (Excel, grafer mm) och presenteras på APT och Ledningens genomgång.

5. Stöd

5.1 Resurser

Resurser som tilldelas miljöarbetet är: 

• Miljösamordnare en dag i månaden som kontrollerar progress (kollar mål). 
• Två tisdagsmöten (1,5 h vardera) per år för hela personalen helt för miljöarbetet.
• Miljö-punkt på samtliga APT (en gång i månaden). 
• Ledningens genomgång minst en gång /år.
• Inköp av erforderligt material (sopsorteringskärl osv).  

5.2 Kompetens

Miljösamordnaren skall ha gått en heldagskurs i tillämpning av ISO-14001. Samtliga medarbetare skall ha gjort Region Stockholms grundläggande hållbarhetsutbildning (mål satt till 90%): 

Instruktioner:
Gå till Lärtorget >>här, sök på ordet "grundläggande" i första rutan och välj Grundläggande hållbarhetsutbildning i Region Stockholm och gör kursen. När du har gjort testet och klarat frågorna (10 av 10) tar du ett foto av skärmen för att dokumentera. 

Kunskapsnivå enligt ovan skall repeteras minst vart annat år, genom att gå kursen igen, eller på annat motsvarande sätt (intern genomgång). 

Kursbevis sätts in i kompetenspärm och excelark. 

5.3 Medvetenhet

Dragning på klinikkonferens, samt de två miljömötena/år enligt ovan. Dessa tillfällen protokollförs och de som inte deltagit är ålagda att läsa protokollen i efterhand. 

5.4 Kommunikation

5.4.1 Allmänt

HKC har i grunden två kommunikationsvägar; en extern (hkcentrum.se) riktad till allmänhet, patienter och remittenter och en intern (qhkc.se) för medarbetare. Vår policy är att interna styrande, redovisande och stödjande dokument, samt protokoll ska föreligga i digital form åtkomliga via qhkc.se.  

5.4.2 Intern kommunikation

Personal är ålagda att åtminstone en gång i veckan uppdatera sig via menyvalet Nyheter på qhkc.se, där förändringar och nyheter som gäller ackrediteringen och miljöcertifieringen dokumenteras. Vid brådskande informationsbehov används meddelandefunktionen "Blå rutan" som efter förändring visas inom 5 min som en stor info-ruta mitt på alla skärmar till de datorer som tillhör vårt nätverk (både Södertälje och Skärholmen). 

Vidare ägnas ett av våra "tisdagsmöten" per termin (avsatt tid 15:00 till 16:30) helt och hållet åt miljöfrågor med samtlig personal kallad. 

Vid dessa möten redovisas interna och externa revisioner, samt förslag till förbättringar diskuteras.

Via menyvalet Avvikelser och förslag på qhkc.se kan samtlig personal på ett enkelt sätt både rapportera avvikelser och lämna förbättringsförslag. Dessa hanteras vidare av kvalitetsledaren som för in dem i ett lite mer formellt excel-ark så att t. ex. klassificering och orsaksanalys kan göras. De avvikelser och förslag som gäller miljöfrågor kommer då att hänvisas till miljösamordnaren för vidare handläggning. 

5.4.3 Extern kommunikation

Extern kommunikation ang. relevant information om HKCs miljöarbete sker i första hand via hemsidan riktad till allmänhet, patienter och remittenter (hkcentrum.se). 

5.5 Dokumenterad information

5.5.1 Allmänt

HKC har valt att i nuläget ha organisationens miljöledningssystem digitalt på qhkc.se i det vi kallar Miljöhandboken, samt bilagor till denna innefattar. I vissa fall har justeringar gjorts i den kvalitetsmanual vi upprättat för vår ackreditering.

5.5.2 Skapande och uppdatering

All dokumentation för miljöledningssystemet skall följa sedan tidigare upprättad policy för dokumentstyrning enligt HKCs Kvalitetsmanual, vilket omfattar regelverk för skapande och uppdatering (5.2 Dokumentstyrning >>här). 

5.5.3 Styrning av dokumenterad information

Se ovan (5.5.2)

6. Verksamhet

6.1 Planering och styrning av verksamheten

Denna Miljöhandbok utgör styrande dokument för HKCs processer. Principen för dokumentationen är att om den finns publicerad på qhkc.se så är den giltig. Dokumenstyrningen för HKC och artiklarna på qhkc.se finns beskrivet i vår kvalitetsmanual >>här. 

Formellt fattas beslut i först hand vid ledningens genomgång, men kan även fattas efter diskussioner på de två miljömötena som hålls per år, efter internrevisioner eller efter avvikelser och förslag rapporterade via Avvikelser och förslag på hemsidan. 

Förändringar informeras om vid möten (t.ex. APT), samt via menyvalet Nyheter på hemsidan. 

6.2 Beredskap och agerande vid nödlägen

Det allvarligaste nödläget med störst miljöpåverkan vi har identifierat är brand i våra lokaler. Vid brand frisätts en stor mängd skadliga ämnen bundna i material i såväl vanlig kontorsinredning som i elektronisk apparatur. För att minimera bränder finns brandskyddsutrustning placerad enligt riktlinjer på båda mottagninganra, samt brandlarm installerat i lokalerna. Personalen genomgår Regionens webb-baserade brandutbildning årligen. 

Vi har ett par gastuber på respektive sajt. Det rör sig om lung-testgas med test-gas i mycket små koncentrationer (0,3 %). Mängden metan i våra tuber motsvara när de är full (150 Bar) 20 L * 150 Bar * 0,3 % * koldioxidekvivalenten 28, dvs 252 L. Med densitet på 1,79 g/L motsvarar en full tub alltså 252 * 1,79 g, vilket är mindre än 0,5 kg koldioxid, motsvarande ca 3 km körsträcka med en bensindriven bil.  

Den viktigaste insatsen vid eventuella nödlägen är insatser vid brand för att begränsa spridningen. 

Brandskyddsutbildning genomförs regelbundet av personalen och är definierad i kvalitetsmanualen. 

Ev. inträffade nödlägen (vilket hanteras som avvikelser i kvalitetssystemet generellt) tas upp på ledningens genomgång för analys och åtgärd. 

7. Utvärdering av prestanda

7.1 mätning, analys och utvärdering

7.1.1 Allmänt

För att analysera och utvärdera våra miljöprestanda övervakar vi, och mäter:

• Inköp av papper
• Volymer av allmänt avfall
• Inköp av etanol

Vi gör detta genom att räkna inköp kvartalsvis. Avfall räknas fortlöpande. 

Vi utvärderar genom att sätta upp mål i form av procentuell förändring. 

För utvärdering och kommunikation har vi ett möte för all personal på 2,5 varje termin.

Vi kommunicerar miljöprestanda internt via qhkc.se och externt via hkcentrum.se. 

Vi bevarar lämplig dokumentation (resultaten av övervakning, mätning, analys och utvärdering) i första hand som PDF eller text på qhkc.se.

7.1.2 Utvärdering av efterlevnad

Vi upprätter, inför och underhåller den eller de process(er) som behövs för att uppfylla bindande krav.

Vi jobbar med att:
a) fastställa frekvensen för utvärdering av efterlevnad;
b) utvärdera efterlevnad och vid behov vidta åtgärder;
c) underhålla kunskap om, och förståelse för, efterlevnadsstatus.

Vi bevarar dokumenterad information som belägg för resultaten av utvärdering av efterlevnad.

7.2 Intern revision

7.2.1 Allmänt

Vi genomför med planerade intervall interna revisioner för att få information om huruvida miljöledningssystemet:
a) överensstämmer med:
1) organisationens egna krav på sitt miljöledningssystem;
2) kraven i denna standard;
b) har införts och underhållits på ett ändamålsenligt sätt.

7.2.2 Internt revisionsprogram

Vi upprättar, inför och underhåller ett internt revisionsprogram, vilket innefattar frekvens, metoder, ansvar, planeringskrav och rapportering av interna revisioner.

Internrevision genomförs på samma sätt som för klinikens ackreditering (enl ISO 17025 eller ev ISO 15189) av specifikt >>Här. De utförs två gånger om året det vill säga en gång per termin. 

Punkter för internrevision finns >>Här.

Blankett för intern revisions rapportering >>Här

När det interna revisionsprogrammet upprättas beaktar vi de berörda processernas betydelse för miljön, ändringar som påverkar organisationen och resultaten från tidigare revisioner.

Vi jobbar med att:
a) definiera revisionskriterier och omfattning för varje revision;
b) välja revisorer och genomföra revisioner på ett sätt som säkerställer revisionsprocessens objektivitet och oberoende;
c) säkerställa att revisionsresultaten rapporteras till relevanta ledningsfunktioner;

Vi bevarar dokumenterad information som visar genomförandet av revisionsprogrammet och revisionsresultaten.

7.3 Ledningens genomgång

Högsta ledningen har med planerade intervall en genomgång av miljöledningssystemet för att säkerställa systemets fortsatta lämplighet, tillräcklighet och verkan.

Ledningens genomgång innefattar beaktande av:
a) status för åtgärder som beslutats vid ledningens tidigare genomgångar;
b) förändringar i:

1. externa och interna frågor som är relevanta för miljöledningssystemet;
2. intressenters behov och förväntningar, inklusive bindande krav;
3. dess betydande miljöaspekter;
4. risker och möjligheter;

c) i vilken utsträckning miljömålen har uppnåtts;
d) information om miljöprestandan, vilket innefattar trender i fråga om:

1. avvikelser och korrigerande åtgärder;
2. resultat från övervakning och mätning;
3. efterlevnad av bindande krav;
4. revisionsresultat;

e) resursers tillräcklighet;
f) relevant kommunikation från intressenter, inklusive klagomål;
g) möjligheter till ständig förbättring.

Resultatet av ledningens genomgång omfattar:
— slutsatser om miljöledningssystemet är fortsatt lämpligt, tillräckligt och verkningsfullt;
— beslut som rör möjligheter till ständig förbättring;
— beslut som rör behov av ändring av miljöledningssystemet, inklusive resurser;
— åtgärder, om så behövs, när miljömål inte uppnåtts;
— möjligheter att förbättra integrering av miljöledningssystemet i andra verksamhetsprocesser, om så behövs;
— eventuella konsekvenser för den strategiska inriktningen.

Vi bevara dokumenterad information som visar resultaten av ledningens genomgångar.

8. Förbättringar

8.1 Allmänt

Vi fastställer möjligheter till förbättring (se 9.1, 9.2 och 9.3) och genomför erforderliga åtgärder för att uppnå avsedda resultat med miljöledningssystemet.

8.2 Avvikelse och korrigerande åtgärd

När en avvikelse inträffar:
a) reagerar vi på avvikelsen, och i tillämplig utsträckning:
1) vidtar åtgärder för att hantera och korrigera den;
2) hanterar konsekvenserna, inklusive att mildra negativ miljöpåverkan;

b) utvärderar vi behovet av åtgärder för att eliminera orsakerna till avvikelsen, så att den inte inträffar på nytt eller på annat håll, genom att:
1) granska avvikelsen;
2) fastställa orsakerna till avvikelsen;
3) undersöka om liknande avvikelser finns eller skulle kunna inträffa;

c) vidtar vi nödvändiga åtgärder;

d) granskar vi vilken verkan genomförda korrigerande åtgärder har haft;

e) gör vi ändringar i miljöledningssystemet om det är nödvändigt.

Korrigerande åtgärder är lämpliga i förhållande till betydelsen av effekterna av de påträffade avvikelserna, inklusive miljöpåverkan.

Vi bevarar dokumenterad information som visar:
— arten av avvikelser och åtgärder som vidtagits i efterhand;
— resultaten av korrigerande åtgärder.

Avvikelser när det gäller miljöarbetet hanteras på samma sätt som för alla andra avvikelser oavsett om dessa kommunicerats av medarbetare, internrevisorer, Swedac eller externa miljö-revisorer. För medarbetare anges avvikelser under Avvikelser och förslag på qhkc.se varifrån kvalitetsledare för in dessa i ett excelark (åtkomligt via menyvalet "Avvikelser och förslag" som också kan hittas >>Här). Avvikelser från interna och externa revisioner förs in direkt av kvalitetsledaren. 

8.3 Ständig förbättring

Vi strävar efter att förbättra miljöprestandan, ständigt förbättra lämpligheten, tillräckligheten och verkan av miljöledningssystem. Vi gör detta genom det dagliga arbetet, diskussion och information på APT 1 gång i månaden, ett tisdagsmöte (1,5 timmar) för alla 1 gång per termin och ledningens genomgång minst 1 gång /år. 

9. Referenser

 

10. Bilagor

 

11. Versionshistorik

Förändringar, vems som utfört den och när den gjordes.