KM 7

Innehållsförteckning (snabblänkar):

7 RESURSER
7.1 Personal
7.2 Lokaler
7.3 Medicintekniska produkter
7.4 Kalibrering
7.5 Avvikande arbete

7 RESURSER

7.1 Personal

7.1.1 Policy

Klinikens strävan är att inom samtliga personalgrupper upprätthålla hög kompetens. Detta uppnås genom extern och intern vidareutbildning. All personal skall ha gott bemötande mot patienter, upprätthålla en god social miljö och vara väl insatta i kvalitetsarbetet.

7.1.2 Rekrytering och introduktion

Rekrytering av personal utgår från behov och den aktuella personens formella kompetens (läkare, BMA, undersköterska, administratör osv.) samt reell kompetens och tidigare erfarenhet. 

En bra introduktion syftar till att den nya medarbetaren ska känna sig välkommen och snabbt komma in i gemenskapen och arbetsuppgifterna. Introduktionen består dels av en allmän del som är oberoende av yrkesroll, dels en yrkesspecifik del som sköts av kollega inom respektive yrkesroll.

7.1.2.1 Introduktionens innehåll

Information för nyanställda finns samlad på en specifik start-sida >>här. Den nyanställde får instruktion av verksamhetschefen att gå igenom den första individuella delen på egen hand (del A). 

På plats går en av verksamhetschefen utsedd handledare igenom del B av informationen på introduktionssidan (>>här). Verksamhetschefen ansvarar för att överenskommelsen vid nyanställning (>>här) skrivs under och sätts in i kompetenspärmen.

7.1.2.2 Rekrytering och introduktion av vikarier

Rekrytering av vikarier (BMA-studenter) sker på basis av genomgången praktik i det moment som skall vikarieras i. Rekrytering av vikarier med legitimation (BMA eller Läkare) sker på basis av rätt klinisk erfarenhet för våra behov för tillfället. Vikarier får samma introduktion som nyanställda (se ovan). 

7.1.3 Kompetensbedömning

Kompetensnivåerna för BMA är kopplade till behörigheter enligt följande:

• Behörighetsnivå 1: Behörighet att utföra undersökningar med möjlighet till konsultation (handledare är ansvarig för undersökningen)
• Behörighetsnivå 2: Behörighet att ansvara för undersökningar självständigt och att släppa iväg patienten utan konsultation av handledare. 
• Behörighetsnivå 3: Behörighet att ansvara för undersökning och skriva utlåtande på standardundersökningar. 
• Behörighetsnivå 4: Behörighet att ansvara för undersökning och utlåtande på alla undersökningar. 

Behörighetsnivå 2 signeras av metodansvarig BMA eller metodansvarig läkare i samråd (muntligt). Platsansvarig läkare (vilket är en specialist i klinisk fysiologi) kan i samråd med metodansvarig BMA även signera nivå 2. Behörighetsnivå 3 och 4 signeras endast av metodansvarig läkare.

BMA som varit lediga längre tid än 6 mån introduceras av utbildningsansvarig/metodansvarig. Vid denna introduktion görs även en bedömning av vilka moment som måste kontrolleras och en bedömning av kunskapsnivå för behörighetsbeviset. Dokument för intern kompetenskontroll finns för varje metod. Se bilagor under respektive metodbeskrivning.

Behörighet för läkare att skriva och signera svar utfärdas av metodansvarig läkare (och för denne själv av verksamhetschefen) och benämns "Behörighetsnivå 5". För behörighet krävs svensk specialistexamen i klinisk fysiologi. 

7.1.3.1 Monitorering

För att säkerställa att personalen har rätt kompetens för sin behörighet sker kontroller enligt följande:

• Behörighetsnivå 1: Fortlöpande under handledning. 
• Behörighetsnivå 2: Deltagande i metodmöten, quiz, Equalis-genomgångar mm. 
• Behörighetsnivå 3: Deltar och lämnar dessutom in enskilt svar vid i Equalis-utskick. Dessutom kontrolleras årligen minst 10 slumpmässigt utvalda undersökningar med skrivna svar, av metodansvarig läkare. 
• Behörighetsnivå 4: Som nivå 3. 

Monitorering av läkare sker som för BMA på nivå 3 och 4. 

7.1.4 Merit- och erfarenhetsförteckning (kompetenspärmen)

Vi har valt att dokumentera behörigheter och andra uppgifter om anställningar i en personlig pärm ("kompetenspärmen"). 

Innehållsförteckningen i pärmen skall vara:

• Intyg om grundutbildning, legitimation, anställningsavtal mm
• Nyckelskvittens 
• Överenskommelse nyanställd
• Equalisdeltagande mm. 
• Behörighetsbevis 
• Beslut nyckelroller
• Övrigt

Den anställda svarar för att kompetenspärmen är uppdaterad och finns tillgänglig vid externa och interna revisioner. Den skall då finnas på gemensam hyllplats. 

Behörighetsbevis signeras av metodansvarig läkare/BMA (beroende på nivå). För Behörighetsnivå 2 då man själv skall ansvara för undersökningen krävs godkänd OSCE-test (Objective Structured Clinical Evaluation) som signeras av metodansvarig BMA eller läkare med specialistexamen i kliniks fysiologi. Länkar:

• OSCE EKO
• OSCE Arbetsprov
• OSCE Carotis
• OSCE Vilo-EKG
• OSCE Lungfunktion

7.1.5 Fortbildning

Vidareutbildning av klinikens personal skall utgå ifrån verksamhetens behov och de enskilda medarbetarens kompetensnivå. Utbildningsbehovet identifieras bland annat genom medarbetarsamtal samt genom diskussion inom ledningsgrupp. 

7.1.5.1 Internutbildning

Intern fortbildning sker på metodmöten och APT. Avsatt mötestid för detta är 1,5 timme i veckan gemensamt för samtliga medarbetare. Fortbildning sker även på lunchmöten och andra planerade tillfällen. Medarbetarna utbildas årligen i HLR. 

Det kan tilläggas att vi är en så liten enhet att en hel del av fortbildningen även sker dagligen genom personliga kontakter mellan t.ex. metodansvariga och andra medarbetare.  

7.1.5.2 Extern utbildning

IT-säkerhetsutbildning, brandutbildning, miljöutbildning mm genomförs enligt riktlinjerna i avtalet med Region Stockholm. 

7.1.6 Medarbetarsamtal

Medarbetarna erbjuds regelbundet medarbetarsamtal med VC/VD. Samtalet följer en fastställd mall enligt bilaga 7.1.6 Medarbetarsamtal (>>här) och minnesanteckningar arkiveras i medarbetarens personakt. Under samtalet diskuteras HK-centrums mål och uppgifter, samarbetet på mottagningen, den anställdes arbetsuppgifter, kompetensutveckling, relationer och andra angelägna frågor som rör arbetssituationen.

7.1.7 Arbetsmiljö

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att nödvändiga åtgärder vidtas och fullföljs för att arbetstagaren inte skall utsättas för fysisk eller psykisk ohälsa eller olycksfall i arbetet. Arbetsgivare, skyddsombud och arbetstagare skall samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöfrågor ska vara en naturlig del av den löpande verksamheten. Medbestämmandelagen och arbetsmiljölagen utgör den rättsliga grunden för detta ansvar. Arbetsmiljöfrågor får adekvat behandling på APT. Mottagningen har nolltolerans när det gäller hot och våld mot personal. Se Bilaga 7.1.7 Hantering av risk för hot och våld.

Med hänsyn till arbetstagarens arbetsmiljö och hälsa och för att undvika belastningsskador har HKC beslutat att inga patientlyft utförs på kliniken. 

För mer info om riskbedömning v.g. se kap 5.3.1. 

7.1.8 Sjukdom och VAB (vård av barn)

Rutin för sjukanmälan:

Skicka sms till mottagningens (bokningens) mobil när du är sjuk/försenad (på morgonen/kvällen innan).

Nummer: 079 585 87 89 (Lägg gärna in detta i din mobils som "Sjukanmälan HKC (SMS)")

Den som är först på plats i bokningen Södertälje kollar mobilen varje morgon och lägger in ev. sjuk personal i blå rutan. Behövs hjälp med schemaändringar/prioriteringar kontaktas platsansvarig läkare. 

7.1.9 Arbetstider

HK-centrum har som praxis att alla anställda har en heltidstjänst. Vid andra omständigheter kan timanställning förekomma. Alla nyanställda har en provanställning på 6 månader.

7.1.10 Kvalitetskunskap

All personal skall ha kännedom om - och förståelse för - kvalitetssystemet som finns tillgängligt på (denna) hemsidan qhkc.se. 

7.1.11 Avsluta anställning

I samband med att en medarbetare slutar genomför VC/VD ett avslutande samtal samt att tjänstgöringsintyg eller tjänstgöringsbetyg utfärdas på begäran.

7.1.12 Nyckelpersoner

Klinikens nyckelpersoner enligt funktioner i organisationsschemat finns separat >>här

7.1.13 Bissysla

Alla anställda är skyldiga att anmäla eventuella bisysslor (blankett >>här).

7.2 Lokaler

Kliniken bedriver verksamhet på två geografiska platser; Södertälje och Skärholmen.

Adresser:
Hjärt- och kärlcentrum Fysiologlab i Södertälje
Nygatan 16, plan 8
151 72 Södertälje

Hjärt- och kärlcentrum Fysiologlab i Skärholmen 
Storholmsgatan 19, plan 3
127 48 Skärholmen

Allmän beskrivning:

Klinisk fysiologisk verksamhet i vår regi bedrivs i stort sett i kontorslokaler utan specifika krav på annat än säkerhet för patienter och medarbetare. I detta ingår specifika hygienkrav. Det finns inga specifika krav för verksamheten när det gäller ventilation, utsug, luftslussar, säkerhetsavdelningar för brandfarligt material eller något annat. 

Ett flertal dörrar är utrustade med kod-lås för att skydda känslig information dagtid. På kvällar och helger är båda avdelningarna larmade med skalskydd kopplade till larmcentral.

7.2.1 Miljöpolicy och miljömål

Hjärt-och kärlcentrum arbetar för en bättre miljö genom att värdera verksamhetens miljöpåverkan. Ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 är under uppbyggnad och ansökan om certifiering planeras till 2024. Miljöledningssystemet är dokumenterat i Miljöhandoken och dess bilagor. 

Medarbetare på mottagningen ska årligen genomföra Region Stockholms nätbaserade miljöutbildning: Gå till Lärtorget >>här, sök på ordet "grundläggande" i första rutan och välj Grundläggande hållbarhetsutbildning i Region Stockholm 

En specifik Miljösamordnare är utsedd för att sköta det övergripande miljöarbetet (se Nyckelpersoner >>här).

7.2.2 Brand

Alla anställda måste vara utbildade i brand och säkerhet för kliniken. Detta sker genom en brandskyddsutbildning 1 gång/år på APT. HKCs har ett brandskyddsombud (se listan Nyckelpersoner). 

Det är under brandens initiala förlopp som en släckinsats kan ske. Alla bränder är små i början. Ju tidigare man kan påbörja släckinsatsen desto större är sannolikheten att ni kan släcka och därigenom rädda liv på personal och patienter.

Platsspecifikt Södertälje:

Utrymningsplan:
Utrymningsplaner finns på en tavla utanför läkarrummet. Planen visar klinikens utrymningsvägar. Utrymningsvägar ska hållas fria. Planen visar även var brandposter, brandredskap, larmknappar och nödduschar finns. Utrymning sker genom att använda nödutrymningstrappan. Hissar får absolut inte användas vid brand. Uppsamlingsplats för Hjärt- och kärlcentrum Södertälje är ute på Nygatan 14.

Brandredskap:
På kliniken finns olika brandredskap. Det finns 4st handbrandsläckare (2st skumsläckare som används när det brinner i trä, tyger, papper mm., 2st släckare med kolsyra som används när vätskor, oljor och elektrisk utrustning brinner).

Servicerapport Brand och skyddsutrustning 2022-09-13 finns >> här. 

Platsspecifikt Skärholmen:

Utrymningsplan:
Det finns utrymningsvägar i båda ändar av korridoren märkta med gröna skyltar för nödutgång. En stor fördel med mottagningen är att den ligger i markplan och utrymning är även möjlig från flertalet rum direkt via fönster. Uppsamlingsplats för Hjärt- och kärlcentrum Skärholmen är vid det runda "flygledartornet" på övre parkeringsplan. 

Brandredskap:
På kliniken finns 2st handbrandsläckare (båda 9 L vatten) i vardera ände av korridoren, båda märkta vid tak med skylt för brandsläckare. 

7.2.3 Säkerhetsutrustning

Handskar, sprit, munskydd och plastförkläden finns i alla undersökningsrum.
Visir och skyddsglasögon finns i förrådet.

7.2.4 Städunderhåll

Städning utförs av lokalvårdare enligt rutin i Bilaga 7.2.4 Städning.

7.2.5 Arbetskläder

Arbetsgivaren tillhandahåller arbetskläder till all personal. Dessa kläder får endast bäras på arbetsplatsen. Arbetskläder bärs maximalt under en arbetsdag varefter de läggs till tvätt. Arbetskläder tvättas av klinikens personal på respektive sajt i 60 grader och torktumlas.

Lathund till tvättmaskinen i Skärholmen finns >>här.

7.2.6 Avfall

Hjärt- och kärlcentrum har rutiner för källsortering och instruktion finns i miljöpärmen.

7.2.7 Strömförsörjning

Vid planerade strömavbrott måste Securitas meddelas för att förhindra brandlarm i samband med strömavbrottet. Vårdadministratör ansvarar för att information når Securitas.

7.3 Medicintekniska produkter

7.3.1 Dokumentation

Förteckning över HK-centrums medicintekniska utrustning finns i Medusa. Där finns uppgifter om inventarienummer, benämning, typbeteckning, tillverkare, serienummer, placering, ägare samt inköpsår. Servicemanualer ansvarar IT/MT-ansvarig för och finns kopplade via utrustningens unika inventarienummer i Medusa.

Uppgifter om kalibreringens utförande och förteckning över vem som ansvarar för service, underhåll och kalibrering finns i Medusa. I Medusa dokumenteras all teknisk dokumentation av utrustning såsom servicerapporter, kalibreringsresultat, kalibreringsdatum samt datum för nästa kalibrering och/eller förebyggande underhåll (vilket innebär att inga etiketter skall klistras på vår utrustning förutom inventariemärkningen). 

Se Medusa Stödprocess och Rutiner >>här för ytterligare hantering.

7.3.2 Förebyggande underhåll och service

Underhåll sker dels vid planerade tillfällen, årsvis, dels vid akut felfunktion på utrustningen.

Kliniken har serviceavtal med externa företag för årligt underhåll. Avtalen förvaras hos VC. Resultaten av utförda serviceåtgärder finns kopplade i Medusa beskrivet under punkt 7.3.1.

7.3.3 Reservrutin för Medusa

Reservrutin för Medusa finns >>här.

7.3.4 IT-system

Extern leverantör har driftsansvaret för klinikens IT-system. För IT-policy se Bilaga 3.5 IT-policy. Nedan beskrivs gällande stödprocesser som verksamheten skall följa avseende incidenthantering samt vid tekniska avvikelser inom områdena IT samt MT.

Generellt flöde vid IT eller MT incident:

1. Incident registreras som ett ärende i Medusa eller via telefon vid akutsituation
2. Lokalt utsedd MT/IT-ansvarig tar emot ärendet
3. Analysering, kategorisering och prioritering sker
4. Utredning, diagnosticering
5. Lösning identifierad?
   • Om inte sker eskalering med lösningsförslag och åtgärd
6. Begäran tillgodosett? (om JA, fortsättning enligt nedan)
7. Lösning och återställning
8. Återkoppling
9. Avslut

Tekniska avvikelser:
samtliga tekniska avvikelser som är kopplade till verksamhetens medicintekniska utrustning eller IT-system rapporteras i Medusa. Om orsakerna till avvikelsen kan utredas vid arbetsplatsträff (APT) utses en ansvarig för att korrigerande/förebyggande åtgärder vidtas, följs upp och återrapporteras.

Generellt flöde teknisk avvikelse avseende IT eller MT:

1. Teknisk avvikelse
2. Medusa
3. MT/IT-ansvarig
4. Ledningsgrupp
5. Uppföljning, återkoppling
6. Dokumentering och avslut

7.4 Kalibrering

7.4.1 Policy

Klinikens utrustning kalibreras på ett spårbart sätt och förebyggande underhåll utförs enligt leverantörens anvisningar för att säkerställa att produkten är lämplig för avsedd användning.

HK-centrum har relevant kalibreringsdokumentation avseende den medicintekniska utrustningen sparat i Medusa där detta är relevant. Där ska en detaljerad rutin om hur kalibrering utföres av en viss utrustning finnas. Det skall även framgå om kalibreringen utförs internt eller av extern underleverantör.

Samtliga avvikelser gällande kalibrering eller årligt underhåll dokumenteras och lagras i Medusa. Teknisk mätosäkerhet uppskattas vara liten i förhållande till biologisk mätosäkerhet. Teknisk mätosäkerhet dokumenteras i en mätosäkerhetsanalys per ackrediterad metod där vanligtvis utdrag från leverantörens referensmanual nyttjas.

Om en avvikelse vid kalibrering, trots justering är eller varit för stor (vanligen >5%) eller annan avvikelse i de tekniska rutinerna observeras under arbetet eller meddelas av remittent skall avvikelse snarast utvärderas. Om avvikelsen är av så stor betydelse att det kliniska arbetet påverkas ansvarar VC för att avbryta arbetet med metoden.

7.4.2 Validering och verifiering av ny utrustning, Ankomstkontroll

Rutiner för Validering och verifiering finns >>här. 

7.4.3 Felaktigheter i utrustning

När medarbetare observerar att ett fel uppstått på utrustningen registreras felet i Medusa (Lathund finns under menyn IT och MT). Om felet är akut kontaktas MT/IT-ansvarig eller VC. Om felet bedöms vara tekniskt påbörjas underhållsåtgärderna så snart som möjligt. Åtgärder dokumenteras i Medusa. 

7.4.4 Referensinstrument

Mottagningen kalibrerar ingen utrustning själva. Kalibrering sker hos extern leverantör som ansvarar för att referensinstrument är korrekt kalibrerade där ett kalibreringscertifikat med aktuellt datum samt giltighetstid skall finnas tillgängligt för att styrka detta.

7.5 Avvikande arbete

Om något moment i kalibreringsarbetet, eller resultat av detta arbete, inte följer de egna rutinerna eller uppfyller kraven gäller följande:

• Vid kalibrering där ett fel inträffar som kan påverka undersökningsresultatet
• Vid felfunktion på utrustning som kan påverka undersökningsresultatet
  • Meddela verksamhetschef och MT-ansvarig som beslutar om fortsatt arbete
  • Utvärdering av eventuellt avvikande arbete med Bilaga 7.5 Blankett Utvärdering avvikande arbete (ladda ner >>här)
• Om fel upptäcks efter genomförd undersökning
  • Den ansvarige läkaren ska ta ställning till om felet är av sådan betydelse att ny undersökning måste utföras. Medicinskt ansvarig läkare och verksamhetschef ska informeras om händelsen. Händelsen dokumenteras som en avvikelse i Bilaga 5.3 Avvikelselista.
• Beslut om att ta utrustning ur drift/återta i drift görs av verksamhetschef i samråd med MT-ansvarig.
• Beslut dokumenteras i Medusa och kommuniceras i verksamheten.