Uppgifter

Skriven av Eva

Publicerad 15 februari 2024

Senast uppdaterad 15 februari 2024

Patientsäkerhetsberättelse för 2023  Medsyn Ögonklinik

Datum och ansvarig för innehållet
2023-02-24
Sebastian Desaga  Verksamhetschef

Inledning
Medsyn ögonklinik bedriver dels öppenvårdskirurgi (gråstarroperationer och ögonlocksplastik) dels mottagningsverksamhet med lokalisering både i Tumba, Södertälje och på Löwenströmska sjukhuset i Upplands Väsby. Under 2022, trots fortsatt pandemi, har vi haft över 40 000 patientbesök, närmare 1900 kataraktoperationer och ca 400 polikliniska operationer.
Uppdragsgivare är Region Stockholm (tidigare Stockholm Läns Landsting).
Verksamhetsansvarig för kliniken är ögonläkare Sebastian Desaga.
Vården bedrivs enligt gällande lagar och förordningar.
Grunddokumentet som reglerar patientsäkerhetsarbetet är SFS 2010:659 (Patientsäkerhetslagen) och SOSFS 2011:9 (Ledningssystem för kvalitetsarbete). Kopior efter båda föreskrifterna finns på klinikens server som är tillgänglig för alla medarbetare. Övriga dokument som har med kvalitet, patientsäkerhet, arbetsmiljö, miljö och säkerhet att göra finns på SharePoint. Dessutom har kliniken ett abonnemang hos Notisum med ständig uppdatering av samtliga svenska lagar och förordningar, EU-förordningar och direktiv, myndighetsföreskrifter samt kommunala föreskrifter.  Regelbunden uppdatering av innehållet och lagefterlevnadskontroll görs av mottagningsadministratör Eva Svills samt koordinator Susanne Arpne. 
Mål och syfte med verksamheten
Målet är att bedriva både den kirurgiska och mottagningsverksamheten enligt vetenskap och beprövad erfarenhet med ett tydligt definierat patientfokus, vi strävar efter att ge en god och effektiv vård. Verksamheten skall bedrivas så att ett minimum av avvikelser, incidenter och vårdskador inträffar. Detta genom ett systematiskt och strategiskt kvalitet- och utvecklingsarbete.
Vi arbetar för att ständigt förbättra kvalitet och patientsäkerhet i vården genom tydligt ledarskap, ansvarstagande och aktiv medverkan av alla medarbetare.
Vi vill ge våra patienter ett tryggt omhändertagande av god, säker och smidig vård som präglas av hög professionell kompetens med hög tillgänglighet och kontinuitet i kontakten med våra medarbetare.
Varje medarbetare har ett ansvar för att arbeta efter dessa principer och att ha en positiv attityd och öppet kommunicera med patienter och medarbetare.
Under 2022 har vi pga pandemin fortsatt ställa ökat krav på verksamheten som har lett till omprioriteringar och införande av nya arbetssätt vilka varit nödvändiga för att bedriva ett patientsäkert arbete. Arbetet under året har i huvudsak handlat om fokus på basala hygienrutiner för att skydda våra patienter från smitta och bedriva en trygg och säker vård.  Rutiner har under året i snabb takt implementerats, reviderats, utvecklats och följts upp allt eftersom nya riktlinjer och direktiv tillkommit. De extra hygienkrav i form av skyddsutrustning som införts under hela arbetspass har förändrat miljön för både personal och patienter.  Man har ställt krav på reducering av antal personer som vistas i väntrummen med anpassning av receptioner och sittplatser, samt krav på användning av ansiktsmask och/eller visir.

Organisation/Ledning/personal
Verksamheten är organiserad med en verksamhetschef, tillika läkare, tre kataraktkirurger, tio ögonläkare, sjuksköterskor, optiker, undersköterskor, administrativ personal och lokalvårdare.  Vid behov utnyttjas timanställda undersköterskor, sekreterare, operationssjuksköterskor eller ögonläkare via uthyrningsfirmor.
Alla läkare, sjuksköterskor och optiker är legitimerade och läkarna har adekvat kirurgisk- och specialistkompetens.
Hur bedrivs patientsäkerhetsarbetet
I syfte att fånga upp avvikelser och skapa möjligheter för kontinuerligt förbättringsarbete har samtlig personal informerats och utbildats i att observera avvikelser. Dessa avvikelser dokumenteras på speciella blanketter och som därefter lämnas till respektive chef.
Verksamhetschefen leder och har övergripande ansvaret för patientsäkerhetsarbetet. Alla medarbetare deltar aktiv och har till uppgift att rapportera och kommunicera patientsäkerhetshotande faktorer och händelser.
Avvikelser/incidenter/vårdskada rapporteras av den vårdpersonal som är inblandad i aktuell händelse.  Klinikchefen ansvarar för ställningstagande om en vårdrelaterad händelse ska medföra anmälan till Lex Maria eller motsvarande. 
Vid de månatliga personalmöten, då hela personalen samlas, diskuteras som en stående punkt på dagordningen hur patientsäkerhetsarbetet skall drivas vidare och utvecklas. Vi går igenom de avvikelser som inträffat eller rapporterats. Även inkomna incidentrapporter sammanställs och diskuteras och sedan åtgärdas. Återkoppling av eventuella avvikelser i verksamheten som har betydelse för patientsäkerheten sker vid dessa personalmöten. Uppföljning av avvikelser och återkoppling till verksamheten är förutsättningar för att vi skall lära oss av det som inträffat. Ärenden som rör patientsäkerhet dokumenteras i avvikelselistan och utreds internt eller externt. Resultat och åtgärder som uppkommit i utredningen skrivs in i listan och ärendet kan avslutas.
Egen kontroll av patientsäkerhet
•    Checklista vid operation
•    Jämförelse av verksamhetens resultat med uppgifter från Nationella Kataraktregistret.
•    Jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat
•    Granskning av journaler kan ske från uppdragsgivaren Region Stockholm
•    Extern granskning utförd av Region Stockholm.
•    Patientenkäter
•    Resultat av avvikelseutredningar
•    Uppgifter från Patientnämnd

Samverkan för att förebygga vårdskador
•    Remissförfarande. Kontroll att remissen har gått iväg och att den har kommit fram.
•    Information till/från remittenter
•    Patologi-lab
•    Medicinsktekniska företag

Åtgärder som vidtagits för att öka patientsäkerheten
•    Vi gör årlig uppföljning av vårt kvalitetsledningssystem.
•    Vi utför regelbundet årlig service på samtliga våra maskiner och medicinskteknisk utrustning inklusive validering för att säkerställa en optimal och säker funktion.
•    Vi gör regelbunden internutbildning
•    Vi optimerar hela tiden användningen av kemikalier på kliniken
•    Förråd inventeras och gamla material rensas bort ett flertal gånger under året.
•    Vi har ett fungerande spårbarhetssystem avseende kirurgiska instrument som använts inom vår verksamhet.
•    All personal har genomgått HLR-träning och uppdatering sker årligen
•    Larmsystem och brandskyddsutrustning kontrolleras årligen.
•    All journalföring sker elektronisk och all personal loggar in med e-tjänstekort.
•    Genom att ha en egen IT-konsult som ansvarar för ett välfungerande nätverk, server och övrig datautrustning har vi avsevärt förbättrat patientarbetet.

Mål för kommande år!
Vi hoppas att vi under 2023 kommer kunna återgå till en lite mer normal tillvaro. Verksamheten fortsätter att arbeta lika intensivt som tidigare med följsamhet till basala hygienrutiner och skyddsutrustning för att minimera risken för smitta och smittspridning.
Övergripande mål och strategier för Patientsäkerhetsarbetet under 2023 är att vi ska fortsätta driva den högkvalitativa ögonsjukvården som vi är kända för och som patientenkäter även bekräftar. Målsättningen är att samtliga ovanstående punkter ska ytterligare förbättras.
Vi ska vara tillgängliga, högkvalitativa, jämlika och jämställda i vårt arbete. Patienterna ska känna sig trygga, informerade och delaktiga i den vård som ges av kompetenta och engagerade medarbetare på alla nivåer.

Uppgifter

Skriven av Eva

Publicerad 15 februari 2024

Senast uppdaterad 15 februari 2024

Uppgifter

Skriven av Eva

Publicerad 07 februari 2024

Senast uppdaterad 07 februari 2024

Lednings- och ansvarsförhållanden inom miljöområdet. För övrigt se organisationsschema.

Syfte
Syftet med dokumentet är att fastställa organisationen, arbetsuppgifter, ansvarsområden och befogenheter inom miljöområdet.

Beskrivning
Miljöansvaret följer linjeorganisationen. De specifika miljöarbetsuppgifter som hör till chefer och andra funktioner är specificerade nedan. Organisationsschema för verksamheten finns under rubriken Organisation.

Ansvarsfördelningar
Ledningsgruppen fastställer organisationen. VD ansvarar för hur miljöfrågor ska organiseras inom bolaget. Förutom det generella miljöansvaret beskrivs ansvaret för vissa specifika arbetsuppgifter i de övriga dokumenten i miljöledningssystemet.
Närmast övre chef ansvarar för att vara ersättare/vikarie för funktioner i miljöledningssystemet.

Resurser
VD ansvarar för att tillräckliga resurser finns och anger dessa i budgeten.
Medicinskt ansvarig läkare - Sebastian Desaga på Löwet och Tumba. Georgios Gkonos  i Södertälje.

Kvalitetssamordnare – Eva Svills
Kvalitetssamordnaren koordinerar kvalitetsarbetet och driver förbättringsarbete. Ser till att effektiva kanaler för kommunikation och information finns och att de är väl fungerande. Kvalitetssamordnaren strävar efter kostnadseffektiva processer. Bedömer vilka förbättringar som bör genomföras och se till att det finns kanaler för uppföljning och återkoppling till verksamheten. 
Kommer att sköta lagefterlevnadskontroll gällande kvalitet via Notisum.
Miljösamordnare – Georgiana Alexa/Emma Elväng
Miljösamordnaren arbetar med att planera, driva och följa upp organisationens miljöledningssystem. Arbetar aktivt för att ständigt förbättra miljöarbetet. Informerar och utbildar medarbetarna om miljöfrågor som rör verksamheten. Miljösamordnaren är ledningens resurs för att utföra det dagliga arbetet i miljöledningssystemet och bistår verksamhetschefen med material och underlag för ledningens genomgång samt till arbetsplatsträffarna. Miljösamordnaren rapporterar måluppfyllelse till ledningsgruppen. 
Kommer att sköta lagefterlevnadskontroll gällande miljö via Notisum.
Får stöd och hjälp av Eva Svills och Susanne Arpne. T.ex. med dokumentation, kontakt mellan klinikerna och konsultläkare.
Brandskyddsansvarig - Åsa Ferdinandsson
Brandskyddsansvarig har ansvaret att göra regelbundna kontroller av brandskyddet och att genomföra regelbundna brandskyddsutbildningar av alla medarbetare.
Koordinator – Susanne Arpne
Hjälper och bistår Vdn med planering och resurshantering (tid, personal) för genomförandet av planerade händelser. Kommer att sköta lagefterlevnadskontroll gällande arbetsmiljö via Notisum.
Skyddsombud – Mihaela Gheorghe
Skyddsombudets uppgift är att arbeta för en bra arbetsmiljö och bevaka att det finns skydd mot ohälsa och olycksfall i arbetet. Ska delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av ny arbetsorganisation samt upprättande av handlingsplaner. Vid behov ska denne vidta åtgärder för att arbetsgivaren ska åtgärda brister i arbetsmiljön.
Operationssjuksköterska – Marius Petre
Ansvarar för revision av operationsavdelningen årligen enligt handlingsplanen.
Kontrollerar och redovisar (till Georgiana) varje månad eventuella mediciner i obrutna förpackningar som passerat utgångsdatum.
Har hand om beställning av avhämting (Medicarrier) av farligt avfall (gula burkar). Marius informerar Georgiana vid avhämtning så att hon kan skanna och dokumentera transportdokumentet i systemet. (Dokumentet sparas även i en pärm av Marius.)
Uska – Raghda Kakona 
Har hand om beställningar av sjukvårds- och städartiklar från Medicarrier. När nya kemikalier inkommer så ansvarar hon för att informera miljöansvarig om detta, så att säkerhetsdatabladen uppdateras.

Befogenheter
VD har befogenheter att fatta de beslut som krävs för att uppfylla miljömål och miljölagar inom den egna budgeten.
Befattningsbeskrivning VD – Sebastian Desaga

VD Direktiv
Bolagets VD skall företräda bolaget och teckna bolagets firma. VD svarar för bolagets löpande förvaltning enligt aktiebolagslagens bestämmelser. VD är skyldig att verkställa beslut som styrelsen fattat och följa styrelsens direktiv. Dock är VD inte skyldig att följa direktiv som strider mot lag eller som på annat sätt är otillbörliga gentemot aktieägarna. VD:s kompetens omfattar hela verksamheten men begränsas, som sagt, av att VD inte får inkräkta på styrelsens kompetens. Styrelsen kan dock delegera uppgifter och på så vis vidga VD:s kompetens.

Löpande förvaltning
VD:s löpande förvaltning omfattar främst beslut avseende driften av verksamheten med frågor som kvalitet, tillgänglighet, rekrytering, bemanning samt löpande materialförsörjning.
1. Beslut gällande belopp eller risker som är betydande för bolaget omfattas inte av VD:s kompetens.
2. Långfristiga beslut som avser stora värden skall fattas av styrelsen.
3. Styrelsen kan både begränsa och utvidga VD:s kompetens genom direktiv och andra uttalanden.

Vidare gäller att VD bör överlämna ett ärende till styrelsen om VD är tveksam huruvida frågan omfattas av VD:s kompetens. Dessutom är det VD som har att bestämma över bolagets personalsammansättning och se till att det finns ett fungerande system gällande tillsyn, direktiv och rapportering.
Befattningsbeskrivning verksamhetschef – Sebastian Desaga 

”Verksamhetschefens ansvar framgår dels av de bestämmelser som reglerarverksamheten och dels av vad som överenskommits mellan denne och vårdgivaren”
•    Vårdgivaren bestämmer vilka befogenheter, rättigheter och skyldigheter samt vilket ansvar, inklusive resultatansvar, utöver det författningsreglerade ansvaret, respektive verksamhetschefen skall ha.
•    Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschefen har tillräcklig kompetens för uppgiften
•    Vårdgivaren ansvarar för att verksamhetschefen ges möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter så att patientsäkerheten är tillfredsställande och vården vid enheten av har god kvalitet
Verksamhetschefen skall
•    Enligt hälso- och sjukvårdslagen svara för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet
•    Enligt förordningen (1997:8) om verksamhetschef inom hälso- och sjukvården svara för vissa administrativa uppgifter
•    Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) Kvalitetssystem i hälso- och sjukvården, ansvara för att det för enheten finns ett ändamålsenligt kvalitetssystem för att fortlöpande styra, följa upp, utveckla och dokumentera kvaliteten i verksamheten för att nå kvalitetsmålen och främja kostnadseffektivitet
•    Ansvara för den löpande verksamheten inom sitt verksamhetsområde och se till att den fungerar på ett tillfredsställande sätt
•    Se till att det medicinska omhändertagandet av patienten tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård
•    Hantera samverkan och samordning med andra enheter fungerar på ett för patienten tillfredsställande sätt tillse att det finns de direktiv och instruktioner som verksamheten kräver samt att personalens kompetens upprätthålls genom adekvata insatser
Uppgifter i detalj
•    Ansvara för bemanning genom personalplanering, semesterplanering och bevilja semester för sjuksköterskor/undersköterskor.
•    Bevilja tjänstledighet enligt lag och avtal.
•    Beordra övertidsarbete
•    Ansvara för personaladministrativa systemet samt utföra löpande arbete i systemet tillsammans med övriga som tilldelats uppgifter i systemet.
•    Ansvara för tidbokning och väntelistor samt i samband med patientbokning har rutiner som säkerställer att tolk eller annat behov hos patienten tillgodoses.
•    Kontrollera varje dag hur bokningsläget ser ut. Flytta, ändra och skriva i medarbetarna planering. Boka av vid sjukdom. Spärra och markera vid möten/utbildningar.
•    Verksamhetschefen har ansvaret för utveckling och uppföljning och utbildning. Utsedd utbildningssamordnare ser till att utveckling och uppföljning sker.
•    Verksamhetschefen har ansvaret för kvalitetsutveckling och systematiskt arbetsmiljöarbete vid kliniken och utsedd kvalitetssamordnare ser till att detta sker.
•    Ansvara för att journal- och annan sjukvårdsdokumentation sker enligt gällande lagstiftning.
•    Uppföljning av journalåtkomst enligt patientdatalagen
•    Upprättande av patientsäkerhetsberättelse samt utbildning och målbeskrivning inom ramen för patientsäkerhetslagen.
•    Inköp och förrådshållning av vårdförnödenheter samt läkemedel genom systematisering och delegering.
•    Ansvara för att en god personalvård och en tillfredsställande psykosocial arbetsmiljö upprätthålls. Planera för och vid behov genomföra handlingsplaner enligt AMV2015:4.
•    Skyldighet att fortlöpande ta del av för verksamheten nödvändig lagstiftning vad avser medicinska-, arbetsmiljö- och säkerhetsfrågor. Häri ingår ansvaret för egenkontrollen enligt ledningssystemet.
•    Ansvara för att omedelbart rapportera till vårdgivaren om akuta brister i arbetsmiljö eller säkerhetsfrågor.
•    Skyldighet att hålla personal informerad om åtgärder som kan påverka de anställdas arbetssituation och arbetsmiljö.
•    Introduktion och handledning av nyanställd personal.
•    Skyldighet att aktivt medverka och driva förändringsarbete efter vårdgivarens direktiv.
•    Tillse att eventuella ingripanden, förbud eller föreläggande från arbetsmiljöverket respekteras och efterlevs.
•    Skyldighet att uppträda på arbetsplatsen så att arbetstagarna åtnjuter respekt, värdighet och ett gott bemötande.
•    Utöva direkt arbetsledning.
•    Planera och genomföra APT samt tillse att dessa protokollförs.
•    Finnas tillgänglig för patienter eller anhöriga som önskar framföra ärenden såsom klagomål, reklamationer, anmälningar, förbättringsförslag eller liknande.
•    Ansvara för akut-rum eller utrustning för akut omhändertagande